SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)

 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

sebuah Sistem Informasi yang menangani

, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial

segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi.

a) Sistem :himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.

b) Informasi : data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. 

c) Akuntansi : suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.

Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi
1. PENDEKATAN SISTEM
    A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi.Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang
dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada
suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan.

     B. Komponen Sistem Informasi 

Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi

(hardware dan software).

     C. Data dan Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.

1. Pengumpulan Data

    Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,

    mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.

    Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari

    lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

    Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan

    data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

    1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.

    2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

    3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.

    4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

    5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

    6. Melakukan penghitungan.

3. Manajemen Data

    Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan

    pemunculan kembali (retrieving).

4. Pengendalian Data

    Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin

    keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang

    diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar.

5. Penghasil Informasi

    Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti

    penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

D. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan

    Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi                  operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK).  IO disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum dan lain-lainnya.

E. Teknologi Sistem Informasi Akuntansi

    Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu   entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain.Dengan demikian, TI merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.

F. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai

     Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu

pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan

manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif.

G. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer

    Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir

sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda

pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;

1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian
2. besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
3. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan
4. jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
5. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen
6. yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
7. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses
8. sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
9. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
10. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.
11. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada
12. fungsi yang lain.

 Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan

sebagai berikut:

Pengendalian Manajemen (Management Control)

Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:

1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem

    informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam

    rencana induk.

2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu

    dipisahkan adalah:

• Perancangan dan penyusunan program sistem
• Operasi pengolahan data
• Dokumentasi program dan kepustakaan
• Seleksi dan pelatihan karyawan
• Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang
• ada dalam sistem tersebut
• Pengendalian anggaran

3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem

    Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi

yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu

melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis

pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:

• Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau semacamnya.
• Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
• Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.

4. Pengendalian Akses (Access Control)

Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.

Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap

personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan.

Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:

• Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
• Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
• Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan pribadi.
• Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari pihak-pihak tertentu.

H. Komputerisasi Proses Akuntansi

     Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan bahwa   ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.

2. PENDEKATAN TEKNOLOGI INFORMASI

    Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus
    pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur
    hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan
    beberapa model.

1. Tahapan Analisis Sistem,Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru.

       Studi Kelayakan,Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.

       Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:

• Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem
• Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan
• Pengidentifikasian para pemakai sistem
• Pembentukan lingkup sistem

     Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga    spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan.Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran , masukan,lingkup proses ,volume data ,kontrol dsan jumlah pemakai .

2. Tahapan Analisis Sistem

• Perancangan Konseptual Disebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual.
• Perancangan Fisik, Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen

Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :

a. Data Flow Diagram

     Tujuan :

Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram.

      Overview:

DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data, penyimpanan data, dan entitas eksternal.